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Charte d’engagement de neutralité et de confidentialité

La société Exanote considère que le respect de la neutralité et celui de la confidentialité sont des valeurs incontournables des prestations qu’elle exécute pour le compte de ses clients. De fait, elle demande à chaque collaborateur, quel que soit leur statut (associé, salarié, intérimaire, prestataire, etc.) de s’engager en signant la présente charte.

Art. 1 – Clause de neutralité

Nos rédacteurs s’engagent à faire preuve d’une totale neutralité en s’abstenant d’intervenir ou de commenter les propos des participants pendant et après la réunion.

Par ailleurs, les livrables doivent être parfaitement impartiaux et ne refléter que les propos échangés par les participants. D’aucune manière, les rédacteurs ne doivent faire part de son avis personnel.

Art. 2 – Confidentialité

La rédaction des procès-verbaux implique l’accès à des informations (échanges lors de réunions, documents, données, etc.) qui sont la propriété exclusive des clients de la société Exanote.

À quelque niveau que ce soit, les collaborateurs Exanote sont responsables de l’usage qu’ils font de l’information mise à leur disposition. Ils doivent être conscients que leur négligence peut faire encourir des risques aux clients de la société, et donc à la société Exanote et à eux-mêmes.

En conséquence, les collaborateurs s’engagent à :

  • Ne pas utiliser les informations des clients à d’autres fins que celles d’effectuer leur mission,
    • Ne divulguer d’aucune manière que ce soit, les informations des clients qu’ils ont pu entendre ou lire. Ceci tant dans le cadre professionnel que personnel et pendant une durée de 10 ans après avoir cessé toute collaboration avec la société Exanote,
    • Mettre en œuvre tout ce qui est en leur pouvoir pour conserver aux informations leur caractère confidentiel, que l’information soit orale, au format papier ou au format numérique.

Plus précisément, ils s’engagent à :

  • Ne pas consulter ou rédiger de documents relatifs à la réunion d’un client dans des lieux publics (train, métro, café, etc.),
    • Ne pas stocker de documents relatifs à la réunion d’un client sur une clé USB,
    • Protéger l’accès à leur ordinateur (par l’usage d’un mot de passe par exemple) et protéger leur ordinateur des risques de vol.

Une fois le procès-verbal d’une réunion rédigé, les collaborateurs s’engagent à :

  • Détruire l’ensemble des documents numériques et papier (fichiers texte, enregistrements audio, etc.) concernant la réunion.  Aucune copie numérique ou papier ne doit être conservée,
    • Supprimer tous les documents concernant la réunion stockés dans des mails envoyés ou reçus,
    • Supprimer tous les enregistrements de réunion de tous les supports de stockage : ordinateur, dictaphone, sur mémoire interne ou sur les cartes mémoires.

Enfin, il est demandé aux collaborateurs, de signaler dans les plus brefs délais tout événement ayant ou pouvant avoir une incidence sur la confidentialité des données clients (perte ou violation ou tentative de violation de son poste de travail, de ses fichiers ou données).

Ne sont pas visées par la présente charte :

  1. Les informations dont le collaborateur serait en mesure de prouver qu’il les possédait déjà au moment de leur communication par le client,
  2. Les informations déjà tombées dans le domaine public au moment de leur communication,
  3. Les informations communiquées par un tiers, sans restriction quant à l’usage ou au caractère confidentiel desdites informations.

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